Archivierung via Outlook 2010

Malzeit Jungs,

was bekanntlich in der OWA geht, geht selbstverständlich auch im Outlook!

Hier noch einmal eine kurze Übersicht was die Möglichkeit zu archivieren im Outlook ändert/ermöglicht…

Als Vorbereitung besorgen Sie sich einen Exchange mit Archivierung, ein Archiv-aktiviertes Postfach und Outlook 2010:

Auch hier gilt wieder: Archivieren geht über

• einfaches Verschieben (via Kontextmenü)
• Tagging von Mails und Ordnern (Möglichkeiten nach Aufbewahrungsrichtlinie)
• der globalen Einstellung für die Ordner zur Archivierung (kein Eingreifen erforderlich)

Abbildung 1: Archiv- & Aufbewahrungsrichtlinie
Auch hier kann über Archivierungszeiträume oder Zeiträume zum Löschen/Wiederherstellen bestimmt werden. (Archivierung = rot, Aufbewahrung = blau)

Per Kontext kann über „Richtlinie zuweisen“ eins der vorgegeben Taggs gewählt werden. Die Mails verschwinden kann bei erreichtem Alter in die Archiv-Struktur.

Abbildung 2: einfaches Verschieben
Unglaublich aber wahr, nicht nur in der OWA können Elemente verschoben werden – „Kontext/Verschieben nach“ und klicken wo es hingehen soll.

Wie in der OWA wird auch hier das Archiv-Postfach mit eingebunden.

Abbildung 3: Ordner-Einstellungen bezüglich Richtlinien
Um nicht jede E-Mail einzeln zu Taggen kann natürlich auch eine Richtlinie zum Taggen auf den ganzen Ordner gelegt werden.
Hierzu die Eigenschaften des Ordners aufrufen (per Kontext) und zum Reiter Richtlinie wechseln.

Diesmal oben die Aufbewahrung (blau) und unten die Archivierung (rot).

Falls das Kontextmenü unerreichbar scheint kann nun auch im Menüband im Ribbon-Set „Kategorien“ die Richtlinie für alles markierte gesetzt werden.

So, das war es schon – ziemlich unspektakulär, vielleicht auch gerade deshalb und wegen der Nähe zu den alten Archiv-PST’s in der Ordnerübersicht sehr benutzerfreundlich zu nutzen.