Hallo meine Herren,
ich weis ja nicht ob Sie es schon wussten, aber seit Exchange 2007 gibt es mehr als nur stumpfe Benutzerpostfächer. Wie wäre es heute mit einem Postfach welches brav Ihre Sekretärin spielt im Sinne der Kalenderverwaltung?
Ressourcenpostfächer (Kalender) in Exchange
Die Anfrage schwebt in Raum und Zeit, fernab von Wirklichkeit…Besprechungsanfrage abgelehnt.
Was sind Ressourcenpostfächer?
Postfächer deren Active-Directory-Benutzerkonto deaktiviert wird, dies jedoch automatisierte Antworten/Funktionen bereitstellen.
Was stellt das Raumpostfach dar?
Ein Postfach welches zur terminlichen Organisation von Unternehmensressourcen wie Konferenzräumen herangezogen wird. Das Postfach selbst behört keinem aktiven Benutzer, bestätigt oder lehnt bestimmte Terminanfragen aber automatisch ab.
Was stellt das Gerätepostfach dar?
Ein Postfach welches Geräten als Ressource des Unternehmens zugeordnet wird, bezieht sich wie das Raumpostfach auf die automatisierte Terminverifizierung.
Welche Themen sollte man bei der Verwendung beachten?
Abbildung 1: Neues Raumpostfach
Mal der einfache und schneller Weg per Assistent: neues Raumpostfach.
Abbildung 2: Name vergeben
Bitte legen Sie das Raumpostfach mit einem der Funktion oder Ressource zugehörigen Namen an. Bitte nicht Müller, damit der nächste Benutzer mit dem Namen ein alternativen AD-Namen benötigt…
Variante 2: via Powershell
An sich natürlich einfach aus dem Kopf schreibbarer Powershell-Befehl, man kennt das AD bekanntlich auswendig. Wie man sieht macht die Option: -Room das Raumpostfach aus.
New-Mailbox -Name ‚Urlaub‘ -Alias ‚urlaub‘ -OrganizationalUnit ‚BLA.local/BLA/Gruppen/E-Mailverteiler/Ressourcenpostfächer‘ -UserPrincipalName ‚urlaub@bla.local‘ -SamAccountName ‚urlaub‘ -FirstName “ -Initials “ -LastName “ -Database ‚Mailbox Database‘ -Room
Bekanntlich weis jeder Admin, es wär zu schön gewesen wenn es damit schon erledigt wäre.
Daher bitte die Eigenschaften des Raumpostfachs öffnen und folgendes Häkchen setzen:
Abbildung 3: Ressourcenbuchungsautomatik
Bitte aktivieren, sonst kann man so fast alles als Besprechung im Postfach eintragen.
Genial einfach, spätestens jetzt sollte sich der Mehrwert für die Mitarbeiter erschließen, bis spätestens die ersten Wünsche bzgl. der verwaltbaren Termine laut werden.
Damit es nicht zu einfach wird, sollte ein Admin aber gerade im Bezug auf den häufig genutzten Kalender: Urlaub achten…Abbildung 4 sagt alles oder:
Abbildung 4: Ressourcenrichtlinie
Der freundliche oder zuvorkommende Admin stellt natürlich bei einem Urlaubskalender die Termindauer auf über 1 Tag (24 Stunden oder auch 1440 Minuten) falls er selbst mal eine Woche Urlaub nehmen möchte.
(er kann sich natürlich aber auch Vollzugriff erteilen und seinen Urlaub einfach fest eintragen)
Für Serientermine wäre die Buchungsdauer ggf. noch interessant: 365 oder lieber 730 Tage vielleicht?
Sollte eine Verwaltung des Kalenders durch eine fleischliche Person von Nöten seien, kann aber auch ein Stellvertreter für die Verwaltung definiert werden.
Abbildung 5: Ressourceninformationen
Den Umgang mit den Termindaten kann auf diesem Reiter festgelegt werden, empfehlenswert ist natürlich die Exchange-Antwort auf den entsprechenden Firmendialekt anzupassen um eine persönliche Bearbeitung zu simulieren…
Mal im Ernst, schaut mal über das rote Kästchen und deaktiviert das Löschen des Betreffs. Alle bereits eingetragenen Termine bekommen diesen nicht mehr nachträglich hinzugefügt!
Abbildung 6: Ressourcenanforderungen
Falls eine manuelle Moderation des gemeinsamen Kalenders erwogen wird oder der Administrator einfach nur sadistisch mit der Sekretärin oder speziellen Opfern umgehen möchte empfehle ich jeden die roten Blöcke zu lesen…
Kommt auf den Anwendungsfall des Kalenders an wie die Radio-Buttons gesetzt werden sollten…so wäre für die Automatik Standard…
Hier das im
Vorartikel behandelte Powershell-Kommando auf den Urlaubskalender angepasst:
set-MailboxFolderPermission -Identity „Urlaub:Kalender“ -User Standard -AccessRights Reviewer
Bekanntlicher Weise freuen sich alle Teilnehmer, wenn man die Termine nicht nur sieht, sondern auch von wem und was eigentlich gemeint ist.
